Sie wurden in den Vorstand eines gemeinnützigen Vereins gewählt? Herzlichen Glückwunsch! Erhält Ihr Verein regelmäßig Zuwendungen, Spenden und/oder Mitgliedsbeiträge, stellen Sie sicher Zuwendungsbestätigungen aus. Was es dabei zu beachten gilt, lesen Sie hier.
Wer muss die Bescheinigung ausfüllen?
Das Ausfüllen einer Zuwendungsbestätigung – umgangssprachlich auch Spendenbescheinigung oder Spendenquittung genannt – ist grundsätzlich Sache von Vereinsvorständen.
Welche Voraussetzungen gibt es?
Der Verein muss ausschließlich und unmittelbar den in seiner Satzung aufgeführten steuerbegünstigten Zwecken im Sinne der §§ 51 ff. AO dienen und vom Finanzamt einen Freistellungsbescheid erhalten haben. Dieser Bescheid gilt immer für fünf Jahre ab dem Ausstellungsdatum, das oben links auf dem Bescheid zu finden ist.
Wichtige Neuerung: Seit dem 1. Januar 2021 muss für Beträge bis zu 300 Euro (zuvor: 200 Euro) keine Spendenbescheinigung mehr ausgestellt werden. Hier reicht für den Zuwendenden ein vereinfachter Spendennachweis, z. B. ein Kontoauszug oder ein Ausdruck aus dem Online-Banking.
Welche Angaben müssen enthalten sein?
Das Bundesfinanzministerium hat Mustervorlagen für Zuwendungsbestätigungen herausgegeben, die Sie online im Formular-Management-System der Bundesfinanzverwaltung finden. Konkrete Hinweise zur Verwendung der Muster finden Sie in einem Schreiben des Ministeriums.
Die wichtigsten Punkte haben wir für Sie zusammengefasst:
- Öffnen Sie das Formular-Management-System der Bundesfinanzverwaltung. Den Link finden Sie hier.
- Danach klicken Sie auf der Startseite links in der Auswahlleiste auf „Steuerformulare“, um in den entsprechenden Formularkatalog zu gelangen.
- Scrollen Sie ein wenig hinunter und öffnen Sie den Ordner „Gemeinnützigkeit“. Dort finden Sie die aktuell gültigen Mustervorlagen.
- Grundsätzlich werden Geld- und Sachspenden unterschieden. Für Geldzuwendungen an Ihren Verein nutzen Sie das Muster mit der Formular-ID 034122.
- Wir empfehlen Antragstellern grundsätzlich die Nutzung des Formular-Management-Systems der Bundesfinanzverwaltung. So haben Sie automatisch immer das aktuelle Formular zur Hand.
- Bei selbst erstellten Zuwendungsbestätigungen müssen Sie die Angaben aus der Mustervorlage sowie die Hinweise zu den haftungsrechtlichen Folgen der Ausstellung einer unrichtigen Zuwendungsbestätigung und zur steuerlichen Anerkennung der Zuwendungsbestätigung aus den amtlichen Mustern übernehmen. Behalten Sie Wortwahl und Reihenfolge der vorgegebenen Textpassagen bei, Umformulierungen sind unzulässig. Auf der Zuwendungsbestätigung dürfen weder Danksagungen an den Zuwendenden stehen noch dürfen Sie Werbung für die Ziele Ihres Vereins machen. Entsprechende Texte sind jedoch auf der Rückseite erlaubt. Die Zuwendungsbestätigung darf nicht größer sein als eine DIN-A4-Seite.
Wie genau füllt man das Formular aus?
Wir haben Ihnen eine praktische Ausfüllhilfe erstellt, die Sie herunterladen können:
Wichtig: Bevor Sie das Formular an den Zuwendenden weiterleiten, denken Sie daran, es für die Steuerunterlagen Ihres Vereins zu kopieren.
Darf man Zuwendungsbestätigungen auch maschinell erstellen und auf elektronischem Weg an den Zuwendenden weiterleiten?
Ja. Dafür muss allerdings der Spendenempfänger dem zuständigen Finanzamt die Nutzung eines Verfahrens zur maschinellen Erstellung von Zuwendungsbestätigungen anzeigen. Wichtig ist, dass die maschinell erstellten Zuwendungsbestätigungen danach nur in schreibgeschützter Form per E-Mail übermittelt werden.
Lesetipp: Weitere Infos rund um die Vereinsführung und auch zum Thema Zuwendungsbestätigung finden Sie auf der Website www.vereinswelt.de